Privacy verklaring

12-10-2018



Europese privacy wetgeving ingaande 25-05-2018.


De Stichting Huurdersorganisatie Beter Wonen Vechtdal (SHB) heeft in haar vergadering van 19-04-2018 de volgende afspraken gemaakt en in dit document vastgelegd. Tijdens deze vergadering was het minimum aantal vertegenwoordigers (quorum) ruimschoots aanwezig, zodat de afspraken rechtsgeldig zijn. Dit document zal toegevoegd worden aan het reglement van de huurdersorganisatie SHB.


Informatie in e-mails en via het contactformulier op de website


  1. Op de website komt via de websitebeheerder de Firma Mammoet Kanaalweg West 66a te Bergentheim een berichtregel te staan dat niemand zonder toestemming van de voorzitter zijn vervanger gegevens en dergelijke die via het contactformulier binnenkomen aan derden (personen die geen deel uitmaken van het stichtingsbestuur) mag doorgeven.


  1. Wij vragen websitebeheerder de Firma Mammoet kantoorhoudende aan de Kanaalweg West 66a, 7691 CA te Bergentheim te verklaren om onder geen enkel beding gegevens en zaken zonder toestemming door te geven aan derden.


  1. E-mailberichten zullen alleen met toestemming van de verzender worden doorgestuurd aan personen die deel uitmaken van het stichtingsbestuur van de huurdersorganisatie SHB, aan Beter Wonen Vechtdal en indien dit noodzakelijk is ook aan derden. De verzender van een e-mail bericht kan volstaan met een toestemmingsregel op het verstuurde bericht.


Nieuwsbrieven


  1. De nieuwsbrieven van de huurdersorganisatie blijven openbaar en voor iedereen toegankelijk, tevens zullen vanaf 19-04-2018 geen namen meer genoemd worden in de nieuwsbrieven.


Ledenlijst


  1. Om haar werk als huurdersvertegenwoordiging goed te kunnen uitvoeren, stelt woningcorporatie Beter Wonen Vechtdal aan de huurdersorganisatie SHB regelmatig een actuele huurders lijst ter beschikking. Deze lijst omvat de namen, adressen en leeftijdcategorie van de huurders. Deze lijst komt uitsluitend in het beheer van de voorzitter of zijn vervanger. Alle gegevens die op de eigen ledenlijst staan zoals adres, telefoonnummers en e-mail adressen zullen niet aan derden worden doorgegeven.


Gegevens over de huurdersorganisatie


  1. De huurdersorganisatie zal woningcorporatie Beter Wonen Vechtdal vragen om niet zonder toestemming van de huurdersorganisatie SHB of de persoon in kwestie gegevens van de huurdersorganisatie SHB door te sturen naar derden.


  1. De penningmeester van de huurdersorganisatie SHB zal onder geen enkele voorwaarde privacygevoelige gegevens zonder toestemming van de voorzitter of zijn vervanger aan derden verstrekken en/of doorgeven.


Hardenberg, 23-05-2018

Z .O . Z

Voorzitter: dhr. H. van Lenthe

Merelstraat 6, 7771 CG Hardenberg


……………………………………..


Vice Voorzitter: dhr. K. Luisman

W. Hentostraat 4, 7692 AM Marienberg


……………………………………..




Kamer van Koophandel nummer: 05069818


Afschrift verstuurd aan: Alle personen die deel uitmaken van het stichtingsbestuur SHB; Websitebeheerder Fa. Mammoet te Bergentheim; Woningcorporatie Beter Wonen Vechtdal en de externe penningmeester voor de huurdersorganisatie SHB.




































Zie ook bijlage AVG

Bijlage AVG


Verklaring


Ook een huurdersorganisatie heeft te maken met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Deze verordening moet voorkomen dat individuele personen hinder ondervinden van organisaties die hun persoonsgegevens gebruiken. Onder persoonsgegevens valt alle informatie die kunnen herleiden tot een persoon, dus behalve de naam ook het adres, telefoonnummer, e-mailadres, geboortedata.


‘Hinder’ kan bestaan uit het openbaar maken van vertrouwelijk verstrekte informatie of het ongevraagd toesturen van informatie. De organisatie mag de gegevens alleen gebruiken voor het doel waarvoor deze is verstrekt. Daarnaast moet de organisatie de geregistreerde informatie kunnen tonen aan de vertrekker en op zijn verzoek verwijderen.


De huurdersorganisatie verzamelt uit zichzelf geen persoonsgegevens van huurders. Zij beschikt alleen over de persoonsgegevens van de bestuursleden van de stichting. Deze zijn nodig voor het noodzakelijke (e-mail) contact met betrekking tot vergaderingen en de communicatie met Beter Wonen Vechtdal.


Verder heeft de huurdersorganisatie te maken met informatie van huurders, die hetzij mondeling, hetzij via e-mail of een contactformulier wordt verstrekt. De huurdersorganisatie is verplicht deze informatie vertrouwelijk te behandelen.


Om nieuwe leden voor de huurdersorganisatie te kunnen benaderen, krijgt de huurdersorganisatie zo nu en dan van Beter Wonen Vechtdal informatie over namen, adressen en leeftijdcategorie van huurders. Deze informatie is bij uitstek privacygevoelig. De verstrekker van deze informatie (Beter Wonen Vechtdal) zal van de huurdersorganisatie in het kader van de AVG garanties vragen over het vertrouwelijke gebruik. Dit kan gebeuren met een verklaring. Ook kan de informatie minder privacygevoelig worden gemaakt, door bijvoorbeeld alleen te vragen naar een selectie van huurders uit bepaalde buurten, in een bepaalde leeftijdscategorie en daarvan alleen de telefoonnummers te vragen.


Ten aanzien van de verklaring


Met de verklaring over de Europese privacywetgeving geeft de huurdersorganisatie aan goed te hebben nagedacht over de gevolgen van de AVG voor de organisatie en op de juiste wijze met informatie te willen omgaan.